Privatlivspolitik – Københavns Universitet

Privatlivspolitik

Københavns Universitet behandler og registrerer oplysninger om personer, som kommer i kontakt med universitetet bl.a. som ansat, emeritus, studerende, ansøger, gæsteforsker, deltager i forskningsprojekter eller konferencer - eller blot som abonnent på universitetets publikationer.

Anvendte paragraffer

Efter reglerne i persondataforordningen skal Københavns Universitet som dataansvarlig informere de registrerede personer om deres rettigheder i forbindelse med behandlingen af oplysningerne.

Københavns Universitet registrerer og behandler personoplysninger med hjemmel i persondataforordningens artikel 6. Følsomme data, dvs.  helbredsdata eller data om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt data om personens seksuelle forhold eller seksuelle orientering registreres og behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 9. Behandling af følsomme persondata i forskningsprojekter  er omfattet af databeskyttelseslovens § 10. Efter databeskyttelsesloven må universitetet alene behandle følsomme personoplysninger og oplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, hvis det sker med henblik på at udføre statistiske eller videnskabelige undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning, og hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af undersøgelserne.

Behandling og opbevaring

Københavns Universitet behandler persondata fortroligt. Personoplysningerne vil blive behandlet og opbevaret i universitetets sagsbehandlingssystemer. Når der ikke længere er brug for oplysningerne til det formål de er indsamlet til, vil de blive slettet eller arkiveret i Københavns Universitets journalsystem.
Universitetet gemmer oplysningerne, hvis de indgår i en retssag, eller hvis universitetet overvejer at bruge oplysningerne i en retssag.

Videregivelse af oplysninger

Oplysningerne vil ikke blive videregivet til andre uden den registrerede bliver informeret herom, medmindre universitetet er forpligtet til at videregive oplysningerne til andre offentlige myndigheder.

Forskningsdata fra officielle statistikker og registre vil kun blive videregivet til forskningsformål eller til brug for statistik.

Dataindsigt

Registrerede personer kan når som helst rette henvendelse til Københavns Universitet med henblik på at få kopi af de oplysninger, som findes i Københavns Universitets systemer.

Københavns Universitet er dog ikke forpligtet til at udlevere kopi af de oplysninger, som indgår i forskningsprojekter.

Berigtigelse af oplysninger

Hvis den registrerede person mener, at der er registreret forkerte oplysninger, kan man bede universitetet om at berigtige oplysningerne. Det vil sige, at universitetet retter oplysningerne eller noterer, at oplysningerne er forkerte og registrerer de rigtige oplysninger.
Den registrerede person har krav på, at den dataansvarlige ser bort fra oplysningerne indtil det er afgjort, hvilke oplysninger, der er rigtige. Registrerede personer har også krav på, at universitetet ikke bruger oplysningerne, hvis der ikke længere er behov for dem.

Deltagere i forskningsprojekter har dog ikke krav på, at forskningsdata bliver berigtiget.

Indsigelse

Registrerede personer har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne., hvis universitetet behandler oplysningerne som led i en opgave, som universitetet har fået pålagt. Det betyder, at registrerede personer har mulighed for at nægte universitetet at behandle oplysningerne. Deltagere i forskningsprojekter har dog ikke ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af oplysninger som indgår i et forskningsprojekt.

Tilbagekaldelse af samtykke og sletning af oplysninger

Hvis Københavns Universitet har indhentet et samtykke fra den registrerede person til at behandle oplysningerne, vil den registrerede til enhver tid kunne tilbagekalde samtykket. Universitetet kan derfor ikke fortsætte med at behandle oplysningerne efter samtykket er trukket tilbage.

Den registrerede har ret til at få slettet oplysninger, som universitetet har registreret om den pågældende, hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige til det formål de blev indsamlet til. Oplysningerne skal også slettes, hvis den registrerede tilbagekalder samtykket til behandlingen eller hvis oplysningerne ved en fejl er blevet behandlet ulovligt. Den registrerede har ikke krav på sletning af oplysninger, som er arkiverede efter arkivlovens regler i universitetets arkivsystem.

Oplysninger, som indgår i et forskningsprojekt, skal ikke slettes, hvis det sandsynligvis vil betyde, at det vil umuligt eller i alvorlig grad hindre gennemførelsen af forskningsprojektet.

Databeskyttelsesrådgiver

Københavns Universitet har en databeskyttelsesrådgiver, som registrerede personer kan kontakte, hvis du har spørgsmål om behandlingen af oplysningerne om dig. Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren Lisa Ibenfeldt Schultz på adressen dpo@adm.ku.dk.

Klage til Datatilsynet

Registrerede personer kan klage over behandlingen af oplysningerne til Datatilsynet ved at skrive til dt@datatilsynet.dk.