Studieadministration

Hvis du er indskrevet til en uddannelse eller til enkelte kurser på Københanvs Universitet, så registrerer vi personoplysninger om dig. Det gør vi for, at vi kan udføre studieadministration, herunder udbyde undervisning og eksamen, tilbyde studievejledning, udføre kursusevaluering og forbedre studiemiljø og tildele støtte. 

Her kan du læse, hvad vi registrerer, og hvem vi deler registreringerne med.

Vi behandler dine data med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra e). Dit personnummer bliver behandlet med hjemmel i databeskyttelseslovens §11.

Vi registrerer:

  • Navn
  • Adresse
  • Personnummer
  • Fødselsdato, år og køn, hvis du ikke har dansk personnummer
  • Billede til ID-kort
  • Privat e-mailadresse
  • Uddannelsesoplysninger fra andre institutioner (gymnasial uddannelse, meritoplysninger vedr. uddannelser fra andre uddannelsesinstitutioner)
  • Uddannelsesoplysninger på Københavns Universitet (tilmeldinger til undervisning og eksamen, resultater, dispensationer, støttetildeling, SU-oplysninger)
  • Hvis du er indskrevet som betalende studerende, registrerer vi fakturerings- og betalingsoplysninger

Følsomme og fortrolige oplysninger

Vi registrerer dine indsendte helbredsoplysninger, hvor det er nødvendigt for ansøgninger om dispensationer og særlig studiestøtte. Dine helbredsoplysninger opbevares i vores journalsystem og kan kun tilgås af autoriserede medarbejder.

Opbevaring af persondata

Vi opbevarer dine persondata i vores administrative systemer og vores journalsystem. Vi opbevarer dine oplysninger, så længe der er brug for dem til at opfylde de administrative formål, og derefter opbevarer vi oplysningerne om din indskrivning og dine eksamener til brug for historiske og statistiske formål. Vi afleverer data til Rigsarkivet i henhold til arkivreglerne.

Øvrige registreringer

Betalingsoplysninger opbevares efter gældende revisionsregler. Svar, du har afgivet til studiemiljøundersøgelser, kursusevaluering mv., opbevares i henhold til de oplysninger, du har fået, da du deltog.

Hvem deler vi data med

Vi henter adresse- og navneoplysninger fra CPR-registeret og SU-oplysninger fra Uddannelses- og Forskningsstyrelsen. Vi sender oplysninger om uddannelsesforløb til Styrelsen for It og Læring og til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.

Vi deler navn og KU-brugernavn eller eksamensnummer med eksterne censorer sammen med din besvarelse, afhængigt af eksamensformen.

Vi har databehandleraftaler med leverandørerne af vores it-systemer. Det betyder, at dine persondata kan sendes til eksterne leverandører, som gemmer data på deres servere, men at de eksterne leverandører ikke kan tilgå dine persondata uden vi beder om det. Det er altså ikke tilladt for databehandlerne at kigge på data på eget initiativ, og al databehandling foregår under tilsyn og kontrakt.